Keresés a weboldalon

Ennél szárazabb már nem is lehet

Ennél szárazabb már nem is lehet. A múzeumi költségvetésről

2017.01.13

Az év vége az ünnepekről, a szilveszter a fogadalmakról, az új év első hetei pedig az adminisztrációról szólnak. A múzeumok életében sincs ez másképp, munkajelentés, munkaterv és a költségvetés. Munkahelyen, otthon, kutyasétáltatás közben mindig követnek minket a számok. Száraz, de fontos témáról van szó.

Azt szokták mondani, hogy a papír sok mindent elbír. Valóban így van, de ha nem szeretnénk magunknak álmatlan éjszakákat, akkor mégis inkább a pontos tervezést válasszuk. Egy költségvetés ne az álmok mezeje legyen, melyben az egyes sorok vágják a barázdákat, hanem egy helyzetfelmérésen és terveken alapuló dokumentum. Ha jól előkészítjük múzeumunk éves tervét, akkor az ehhez kapcsolt költségeket is könnyebben meg tudjuk határozni és egy valóban biztonságos működés elé nézünk. Az sem hallgatható el természetesen, hogy egy-egy költségvetési sor mögött munkatársak, elképzelések, tervek és bizony, érzelmek állnak. Mindenkinek a saját munkája a legfontosabb. A kutató, a gyűjtemény feldolgozója joggal kéri, hogy bizonyos szakmai folyóiratokra fizessen elő az intézmény, szerezze be a legújabb monográfiákat, fogadja el a javaslatát műtárgyvásárlásra. A restaurátor a legjobb minőségű anyagokat kéri, a raktárban állandó hőmérsékletet és páratartalmat biztosító berendezések után vágyik. A múzeumpedagógus külön termet szeretne, ollókat, papírokat, tableteket és még mindenféle hasonlókat kér. Az igazgató pedig a nyugalmat keresi.

Hasonló kérdésekről már volt szó egy évvel ezelőtti blogbejegyzésemben. Akkor azt domborítottam ki, hogy vannak kötelező kifizetések, ezek leegyszerűsítve a bérek, a járulékaik és a kötelező dologi kiadások, melyek egy felelős gazdálkodásnál elsőbbséget élveznek. Ha mindezt kifizettük, megterveztük ezek költségeit, utána léphetünk át az klasszikus múzeumi tevékenységre, és mehetünk szépen sorba, azaz az adott évben kinek az álmai valósulnak meg. Akkor a bevételi lehetőségeket tekintettem át. Most inkább a költségvetést mint tervezési feladatot mutatom be abban a sorrendben, ahogyan a sárvári múzeum költségvetését készítem. 

Stipi, stopi – a feladatok számbavétele

A sárvári vár parkja 2017 január elején

Egy költségvetés összeállítása nem akkor kezdődik, amikor a fenntartó egy havas téli napon elküldi a hivatalos levelet, melyben közli a paramétereket, a határidőket egyéb adminisztratív feladatokat. A kulturális intézmények, bennük a múzeumok is stratégiai tervvel rendelkeznek, melyben pontosan meghatározzák a hosszabb távú célokat. A téma szóhasználatához igazodva ezeket váltják apróra az éves munkatervek. A két dokumentum összeállítása a munkatársak bevonásával történik, de az összesítés, a végső formába öntés magányos vezetői feladat. Hasonlóképp a költségvetés összeállításánál is, a felelős igazgató mondja meg, hogy mire mennyi jut az évben, mi élvez elsőbbséget. Áttekinti a feladatokat és dönt, összhangba hoz.

Mindig elsőbbséget élvez az az elv, miszerint a rendelkezésre álló összeg biztosítsa a működést. Csak ezután következik a felújítás és a fejlesztés. A működés legfontosabb összetevője, hogy minden hónap első napjaiban a béreket el kell utalni, ha ez nem történik meg, borul minden. Lehet játszani elvileg a szolgáltatási kifizetésekkel, de nem javaslom senkinek. Egy intézmény nem engedheti meg magának, hogy rossz kifizetővé váljék, mert akkor az iránta érzett bizalom inog meg.

Ha mindezzel rendben vagyunk, következnek a fejlesztések. Összetett feladatokról van szó, egy múzeum esetében ide tartoznak a gyűjteményi feladatok, a tudományos feldolgozás és a témák, műtárgyak bemutatása. Utóbbi nemcsak kiállítást jelent, ugyanis egy komoly hálóról van szó, melynek csak egyik csomópontja a térben megvalósított tárlat. Idetartozik még egy csomó minden, a közönségcsalogató programok, az ovisoknak, iskolásoknak szervezett órák, beszélgetések. Az internetes megjelenés ma pedig már kiemelten fontos feladat.

Amikor már repkednek a milliók, mehetünk tovább a második lépés felé. 

Csurran, cseppen – a bevételi oldal

Mindenki arról álmodik, hogy a zsákok sora, melyekben a pénz áll, végeláthatatlan. Ha nem is így van, legalább szeretnénk azt, hogy amire akarunk, arra költhetünk. Olvasunk boldog beszámolókat, milyen komoly bevételi források állnak mások rendelkezésére, szinte úsznak a pénzben. Persze ez nem így van, még talán Sárváron sem. Ezért inkább számoljunk, kalkuláljunk. Ne várjuk, hogy majd komoly szponzorunk támad, ez Magyarországon esetleg a nagyobb múzeumokat érinti. Sokkal jobb, ha abban bízunk, hogy olyan programot állítunk össze, amire vendégeink kíváncsiak, illetve kiállításaink is érdeklődésre tartanak számot. A pályázatok is segítenek, de azokkal konkrét feladatokat oldunk meg, és ne felejtsük a majd később még egyszer leírt fő tételt: be nem érkezett bevétellel ne számoljunk.

A bevételi oldal alapvetően három forrásból táplálkozik. Ebből az önkormányzati és a központi költségvetési támogatás összege ismert már a költségvetés összeállításánál, a múzeum saját bevétele, hivatalosan működési bevétele azonban csupán kalkulálható. Az utóbbi nem egyszerű feladat. Talán furcsán hangzik, de főleg akkor nem könnyű a helyzet, ha az előző évben jól teljesítettünk. Egyrészt ott van az általános növekedés igénye, hogy legyen az idén több vendég, jegyvásárlás, tárlatvezetés, és így több lesz a bevétel is. Arra azonban készülni kell, ha mégsem így történik. Nem kudarc ez az én meglátásomban. Több okból sem.

A sárvári vár belső udvara 2017. január elején

Az egyik. A múzeumok, ez ténykérdés, nem rendelkeznek olyan potenciális anyagi lehetőséggel, hogy folyamatosan jelen legyenek a hirdetési piacon. Még a legkedvezőbb médiaajánlat is egyszeri, jó esetben két-háromszori megjelenést ad, többre nem futja. Ennek a hirdetési formának azonban nincs értelme, mi elvileg örülünk, hogy reklámban szerepelünk, de a közönség nem vesz észre minket. Ha a településünk hirdeti magát, akkor érjük el, hogy abba a múzeum megjelenjen. A pontos célzás ebben az esetben is fontos, mit hirdetünk, kit akarunk elérni és főleg, milyen csatornán. A múzeumok számára (is) az internet erre például kiváló lehetőség, amivel szerintem kötelező élni. Mindezek olyan kérdések, melyeket érdemes végiggondolni, de nagy reklámban ne gondolkodjunk. A költségvetésünk ezt ugyanis nem engedi meg.

A másik. Nem (feltétlenül) kudarc a vendégszám csökkenése, lehetnek ugyanis hullámzások. Egy jó program, jó időben vonzza a figyelmet, amit a következő évben nem tudunk megismételni. Ha egymást követő két évben látjuk a figyelem lanyhulását, ebben az esetben már érdemes elgondolkodni.

Mindenesetre a jegybevétel a múzeumok esetében fontos tényező. Én nagyon egyszerűen kalkulálok, elosztom az éves jegybevételt a vendégek számával. Az így kapott összeg az egy főre jutó jegybevétel, függetlenül attól, hogy milyen kedvezmények vannak. Ha a vendégszámunk nőtt az elmúlt két, három évben, a legalacsonyabb növekedési százalékszámmal megszorzom a tervezett év vendégszámát, majd az így kapott eredményt az egy főre jutó jegybevétellel. Nem mindenhol működik ez, de nálunk egy biztonságos tervezést megenged.

A legfontosabb, hogy a bevételi oldal esetében is körültekintően járjunk el.

Kész vagyok! – a takaró

A sárvári vár 2017. január elején

Miután átgondoltuk a feladatokat és a bevételeket, következik az összegzés. Hivatalosan ezt úgy mondjuk, megállapítjuk a különféle kiadások előirányzatait és a bevételi előirányzatokat. Ha elszálltunk, akkor jóval több a tervezett kiadásunk, mint a bevételeink összege. A cél azonban a költségvetési egyensúly megteremtése. Ha úgy tetszik, kiadásaink nem haladhatják meg bevételeinket. Addig nyújtózkodj, amíg a takaród ér. A takaródat pedig ne nyújts nagyon, mert elszakad!

A két oldal közötti különbséget különös gondossággal kezeljük. Ha jóval több a bevételünk, ami inkább hibát takar, mint a valóság, akkor fektessünk be a jövőbe, indítsunk el komoly fejlesztéseket. A helyzet általában mégis az, hogy a kiadási oldal nagyobb, azaz vissza kell szorítanunk a kiadási előirányzatokat. Minden ilyen lemondással jár. A költségvetés tervezése egyben terveink megvalósításának a lehetőségét adják, ami miatt talán gyorsabban szeretnénk eredményt elérni, mint az lehet. Ilyenkor ügyeljünk arra, nehogy nem létező, másképp fogalmazva, nem reális bevételeket tervezünk. Ha egy évben ötszázan nyitották ránk az ajtót, akkor ne várjuk, hogy az idén ezren keresnek fel minket. A stratégiai tervben fogalmazzuk meg, hogy öt év alatt érjük el ezt a számot. Természetesen a mondott számértékek csak példák. A lényeg, a várt, de be nem érkező bevételek, nem oldják meg a hiányt. Ezért bizony, néha időlegesen le kell mondani valamiről, és a megvalósítást későbbi időpontra halasztani.

Technikailag több megoldás is van. Kutassunk olyan lehetőségek után, melyek forrásainkat növelik, de óvatosan. Ilyen lehet akár a jegyáremelés, de pontosan kalkuláljunk. Lehet az is, hogy célzott támogatást kérünk a fenntartótól, ehhez készítsünk pontos tervet. Mindenképp pozitív megoldást keressünk, ne gondolkodjunk visszavonhatatlan döntésekben.

Ha mindezzel készen vagyunk, már csak a gazdasági igazgatónkat kell meggyőzni, és indulhat a táblázatok kitöltése.

Mindezt valóban még leírni is nagyon száraz dolog, igaz, őszinte leszek, én szeretem csinálni. Köszönöm mégis, ha eddig elolvastak. Csupán még egy apró türelmet kérek, sőt azt, gondolják el, ha nem figyelünk oda, ha rutinból és nem átgondoltan tervezünk, akkor az év során nem láthatnánk a csillogó szemeket a kiállításaink megnyitóján, nem hallhatnánk a tapsot egy jól sikerült előadás végén, vagy karácsonykor nem olvashatnánk a múzeum legújabb könyvét. Talán éppen arról, mennyire is unalmas év elején a költségvetés összeállítása.


Tetszett a cikk? Oszd meg másokkal is!

Egy megosztással munkánkat is segíted. Köszönjük!

Takács Zoltán Bálint

múzeumigazgató, történész, turkológus
A múzeumot a tárgyak alkotják, de emberek hozzák létre.

takacs.zoltan@nadasdymuzeum.hu

Hírlevél

Ezért is küldünk hírlevelet jelenleg 2567 embernek.
Ha érdekel a történelem, a Nádasdyak élete, a huszárok vagy csak bepillantanál egy múzeum mindennapi életébe, érdemes egy kattintással feliratkozni hírlevelünkre.

Iratkozz fel most! »



Kövessen minket!



Huszármúzeum

Mi vagyunk a huszárok!
Állandó kiállítás

100 éve történt

Képeslapok az első világháborúból

Sárvár Anno

Sárvár története a képeinken

Huszárok a neten

A Nádasdy Ferenc Múzeum Huszárgyűjteménye

Iratkozzon fel most hírlevelünkre!

Miről szól a hírlevél?

A legfrissebb blogok

2017.09.26

Köszöntéstől Sárvárig és párosan tovább

Másfél évtizede minden év szeptemberében múzeumpedagógiai évnyitóra ker...

2017.08.24

Mikor lesz újra trendi?

A kérdés a múzeum oldaláról kifejtve úgy hangzik: melyik történelmi kort...

2017.07.26

A távol a közel

Ahhoz hogy valamire vigyázzunk, először szeretni kell. Ahhoz hogy elhiggyük,...

2017.06.09

Kezdőmondat nem kezdőknek. A muzeológus is ember

Nem tudunk elszakadni a munkánktól, bárhol is dolgozzunk. Egy apró részlet,...

Szépkártya elfogadóhely

OTP, MKB, K&H